Hur man synkroniserar Outlook.com e-postkategorier med Outlook 2013

Många av oss som använder Outlook.com gillar också att dra fördel av att synkronisera med Outlook 2013 (a.k.a. Outlook-skrivbord) för att få tillgång till vår e-post via denna Office-applikation.

Tyvärr har denna synkronisering vissa begränsningar och svagheter. Den som jag har märkt mest enligt min erfarenhet är att som standard inte är synkroniserade e-postkategorier som visas i Outlook.com (Outlook-kategorier är motsvarande av Gmail-etiketter). Men när jag undersökte lite hittade jag en lösning som tillåter yes we see i Outlook 2013 kategorier tilldelade varje e-postDet här inlägget förklarar hur man implementerar det steg för steg.

Hur Outlook-kategorier fungerar

Först och främst tycker jag att det är bra att förklara vad som är särdragen i Outlook som leder oss till detta problem, men samtidigt lämna dörren öppen för lösningen (även om du vill att du kan bläddra och gå direkt till lösningsstegen).

"

När vi började använda Outlook.com (webbmail) upptäckte vi att det här det redan finns en serie kategorier och filter som standardsom fungera utan att vi behöver konfigurera något. Bland dessa standardkategorier hittar vi följande:"

• Sociala uppdateringar: Gruppera e-postmeddelanden från Twitter. Facebook, LinkedIn och liknande
• Nyhetsbrev: är tilldelat reklam eller informativa nyhetsbrev från företag
• Grupper: tilldelas alla e-postmeddelanden från distributionslistor som Google Groups)
• Dokument eller foton: tilldelas enligt bilagorna i e-postmeddelandena
• Fraktuppdateringar: Group Product Shipping Tracking E-postmeddelanden

E-postmeddelanden tilldelas dessa och andra kategorier med filter som kommer som standard, som vi inte kan redigera eller ens vet vad reglerna är. Däremot kan vi skapa nya filter som tilldelar e-postmeddelanden till dessa kategorier. Om vi ​​till exempel upptäcker att kategorin Sociala uppdateringar missar e-postmeddelanden från Pinterest, är en ny regel möjlig så att sådana e-postmeddelanden tilldelas den kategorin.

Det är också möjligt att skapa nya kategorier, för vilka du kan skapa motsvarande filter och regler, och det är också möjligt att markera e-postmeddelanden manuellt för att tilldela dem en kategori, antingen ursprunglig eller användarskapad.

"

En gång här, om vi har tillgång till Outlook.com via Outlook 2013 och vi har skapat några användarkategorier>, visar det de senare (och bara det senare), men i en begränsad sätt. Kategorier i Outlook 2013 har färger och låter dig utföra sökåtgärder, men dessa kategorier synkroniserade vid första anblicken gör det inte. Endast ett färglöst block med namnet på kategorin visas."

"

Vad skulle hända om vi i Outlook 2013 skapade en kategori med exakt samma namn och tilldelade den en färg? Svaret är att fungerar för våra syften. Genom att skapa en likvärdig kategori kommer alla Outlook.com-e-postmeddelanden med en etikett med det namnet att visas i Outlook 2013 med dess dubbla kategori>"

Problemet vi har kvar att lösa nu är vad man ska göra så att de inbyggda kategorierna också synkroniseras. Så här åtgärdar du det och uppnår full synkronisering.

"Första steget: Konvertera alla inbyggda Outlook-kategorier till användarkategorier"

"

Som förklarat tidigare är informationen från de manuellt skapade kategorierna redan tillgänglig i skrivbordet Outlook, men inte från de inbyggda taggar som Microsoft inkluderar som standard i sin webbmail. För att lösa detta måste vi konvertera dessa kategorier till användarkategorier"

Vi kan uppnå detta genom att skapa ett filter/regel med följande struktur:

"

För att skapa regeln måste vi klicka på alternativknappen i det övre högra hörnet, välj Hantera regler>"

"

Detta måste upprepas för alla inbyggda kategorier som vi vill ska visas i Outlook 2013. Och helst, kategorin användare> "

"

När det är gjort kommer vi antagligen vilja dölja de ursprungliga inbyggda kategorierna, så att vi inte har etikettlistan nedskräpad med dubbletter. Vi kan göra detta från panelen Hantera kategorier>"

Genom att göra detta slipper vi att behöva se dubbletter av kategorier, och samtidigt kan vi bara arbeta med kategorier som kan synkroniseras med skrivbordet. Men vi behöver ett steg till för att slutföra tricket.

Andra steget: Skapa i Outlook 2013 en motsvarande kategori för varje Outlook.com-kategori

Nu behöver vi bara skapa motsvarigheterna i Outlook 2013. För att göra detta måste vi gå till fönstret Kategorier (fliken Hem > Kategorisera > Alla kategorier) och create new kategorier som har exakt samma namn som Outlook.com-etiketterna som vi vill synkronisera. Om det finns en skillnad på 1 tecken kommer Outlook inte att matcha mellan etiketten som kommer från servern och den vi just skapade, så du måste oroa dig för att matcha namnen.

Då tilldelar vi var och en en färg, och om vi vill, en kortkommando, och det är allt! , kommer alla Outlook.com-e-postmeddelanden som synkroniseras från och med nu att innehålla motsvarande kategori eller färgetikett. Det bästa av allt är att det är äkta synkronisering, så när man tilldelar en etikett till ett e-postmeddelande från skrivbordet kommer denna ändring att återspeglas på servern ( så länge som den lokala och serverkategorinamn matchar).

Bonus: snabba sökningar från kategorier

För att få ut ännu mer av kategorierna kan vi förankra dem i snabbåtkomstfältet (listan med knappar som finns ovanför menyfliksområdet) ett filter för att göra snabba sökningar enligt kategori.

"

För att göra detta måste du först aktivera sökläget>" "

Naturligtvis, som standard ger Outlook-sökningen oss resultat från alla e-postmappar när vi startar sökningen från posten i inkorgen, och detta beteende påverkar också kategorifiltret som vi precis fäste.Om vi ​​vill ändra det för att bara få resultat från den aktuella mappen måste vi gå till Arkiv (blå knapp) > Alternativ > Sök och där välja Inkludera resultat endast från den aktuella mappen. Om vi ​​i framtiden vill göra en sökning som inkluderar alla mappar är det inga problem, för i sökpanelen finns möjligheten att ändra detta alternativ för särskilda fall (utan att ändra standard alternativet)."